¿Mulit-task y Enfoque están peleados o van de la mano?

Queremos todo: salud, dinero, amor, éxito, paz interior.  ¿Pero como consigo todo sin perder el enfoque?. En mi artículo Atención absoluta ¿para que nos sirve? hablo de evitar distracciones y priorizar a fin de concretar. Vivimos en un mundo de multi-tarea donde todo es importante. Tenemos bombardeo de información en todos los sentidos y se nos pide productividad. Nosotros esperamos concretar en todas las áreas de nuestra vida y puede parecer misión imposible. Se dice con frecuencia. “No puedes tenerlo todo“, y en nombre de ello estamos dispuestos a sacrificar la salud o el amor por conseguir el dinero, poner en riesgo la paz interior en nombre del éxito. Luego estar dispuestos a ceder todo eso por un poco de paz, un poco de amor y compañía. Irónico, pero no es la vida son nuestras elecciones lo que nos coloca en esas posiciones difíciles.

Estar en todo sin perder el foco
Estar en todo sin perder el foco

¿Puedo ser productivo en un mundo multi-tarea?

En la revolución industrial se creó la especialización y repetición para incrementar la productividad. Mi especialidad en la carrera fue productividad y calidad, por lo que me encanta hablar de esto. Un obrero repitiendo mecánicamente un paso dentro del proceso de producción un millón de veces puede obtener destreza y hacerlo rápido, pero  a nivel mental, trascendental, vida. No es mucho el corazón que le podrá al cabo de algún tiempo.

Las redes sociales, los negocios trans-nacionales, la necesidad de innovación y aprendizaje acelerado imponen en la mayoría de nosotros multi-tarea. No hay profe-sionista hoy en día que no requiera conocimientos de: informática, de administración, de planeación de proyectos, de liderazgo y manejo de personal, de productividad y calidad, idiomas, redes sociales, diseño, mercadotecnia. Aquí yace uno de los grandes rezagos de las instituciones educativas. Muchos programas de carrera siguen sin considerar la multi-disciplina.  Yo tuve la bendición de estudiar en una de las pocas instituciones educativas multi-disciplinarias; UPIICSA. Ahí aprendí que es posible ser productivo y de hecho somos mucho mas productivos manejando multi-tareas. Nos ayuda a no perder el enfoque estar en varias cosas con un mismo objetivo, nos ayuda a planear, organizar y controlar mejor. Una madre invariablemente se vuelve multi-tarea, invariablemente concreta y logra mucho mas de lo que solía hacer antes de ser multi-task. Con seis pasos logramos incrementar la productividad en un mundo multi-tarea

 

Definir Entregables

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Cualesquiera que sea la actividad a la que nos referimos debemos visualizar el o los productos finales. Tener en mente lo que queremos o esperamos no garantiza que todo mundo comprenda exactamente lo que queremos si no mostramos o puntualizamos dichos entregables. Cualquier entregable debe tener un alcance, un estándar, un dummy. Está por demás mencionar que en la administración de proyectos la definición de los requerimientos es siempre un punto crítico antes de iniciar. Las modificaciones al proyecto inicial siempre repercuten en el tiempo de entrega, costos, recursos, alcance. Aceptar modificaciones dentro de la negociación inicial es un error garrafal que repercute en la calidad del entregable incluso en el fracaso del proyecto. Tratándose de un evento debemos visualizar el tipo de evento, los asistentes, los servicios, los requerimientos, los costos. Tratándose de un programa debemos visualizar curricularmente lo que se lleva el asistente al término del curso, diplomado, taller etc. de que estemos hablando, las horas, las prácticas, los proyectos, las evaluaciones, los materiales de trabajo, el perfil de los instructores, el perfil de los asistentes. Es muy importante poner en papel la definición del entregable detallado lo más puntualmente posible, pero con agilidad. Cuando la definición en palabra es muy compleja, las fotos o los dummies cubren este requerimiento.

A nivel personal lo que esperamos en diferentes aspectos de nuestra vida difícilmente se planten de manera verbal. En este caso un “Mission Board” es útil, y éste debe cubrir el aspecto salud, relaciones, mente, profesión. Este solo punto puede ser tema de otro artículo pero al final nos da una visión global de nuestra vida. Es increíble pero muchos buscamos por ejemplo: felicidad y al tratar de proyectar lo que esperamos que esto traiga concretamente a nuestras vidas no sabemos como esto que buscamos se debe materilializar. Este punto es determinante para sabotear nuestra felicidad. El solo hecho de no tener claro lo que esperamos producir como resultado de algo.

Segmentar en Componentes

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Cuales quiera que sea el producto final o entregable que visualizamos, sin importar su complejidad. Es importante segmentarlo. Hay que romper su estructura, hay que hacer grupos, conocer las tripas de ese producto final, ese sueño, ese resultado deseado. Ver el complejo total siempre impacta, siempre nos amarra en el camino sintiendo o pensando que es demasiado. En MRP cualquier diseño industrial se divide en procesos, secuencias y orden. En fisicoquímica la producción en serie de cualquier producto alimenticio inicia por la fórmula  y de ahí se calculan las toneladas de cada componente, los costos, las medidas, el orden de los procesos, tiempos de espera etc. En una fiesta de cumpleaños hay que pensar en: invitación: diseño, número de asistentes, fecha y lugar del evento, decoración: imprimibles, colores, flores, comida: pastel, bebida, botana, mesa de dulces, platillo principal, entretenimiento: música, juegos, actividades, recuerdos: detalles a regalar a los asistentes. Tu proyecto de vida: Familia, Profesión, Bienes Materiales, Desarrollo Espiritual, Salud, Comunidad.

Identificar Recursos y Asignar Tareas

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En mas de un ocasión he mencionado que la falacia de los recursos ilimitados; no es la meta del buen administrador. El buen administrador de su vida es el que logra el máximo resultado con el mínimo de esfuerzo y los recursos existentes. Para ello debemos saber delegar, debemos ser productivos, debemos priorizar, organizar, jerarquizar y una vez que tenemos a la vista todo aquello con lo que contamos iniciar manos a la obra con las tareas. Literalmente imposible hacer todo solos. Seguramente es la parte de la vida que nos falla. Queremos ir contra corriente, queremos ser héroes y queremos lograr todo por nuestro gran esfuerzo. Lo real es que tenemos muchas manos a nuestro alrededor, muchos afectos, muchos intereses, muchos recursos que hacemos a un lado pensando que haremos mas si son nuestras manos quienes concretan lo que hemos visualizado en el primer punto. La realidad es que ningún gran sueño se ha hecho por una sola cabeza maestra. Tal vez es el ego lo que nos hace pensar que podemos lograr lo que sea, tal vez es el concepto erróneo de pensar que somos incapaces si solicitamos ayuda, tal vez es el mal liderazgo. El punto es que entre los recursos todos en todo momento tenemos: recursos, materiales, humanos y espirituales que debemos poner a trabajar en esas categorías, segmentos, partes, procesos que identificamos en el punto anterior.

Calendarizar los entregables

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Se hace un programa de entregas que puede ir desde un gráfica de gant, un diagrama de procesos, una matriz  o diagrama de investigación de operaciones o una simple lista de pendientes. Pero es importante poner fechas, dar seguimiento. Lo que sea necesario en su momento re-programar. Verificar los atrasos; idealmente prevenirlos pero si los hay corregirlos. Es nuestro trabajo, nuestra vida, nuestra reputación lo que ponemos en lista de espera cuando no concretamos un sueño, un proyecto, una misión, un producto.

Tenemos una fecha para entregar. La vida no nos dura para siempre, el día tiene 24 horas, la juventud es perenne. No considerarlo es perder uno de nuestros recursos mas valiosos en la vida. Nuestro tiempo para ser quien debemos ser. Nuestro tiempo para lograr lo máximo que sabemos podemos lograr.

Anticipar Riesgos

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Todo en la vida tiene riesgos.

. En la administración de proyectos siempre se considera un tiempo optimista y uno pesimista. En la producción industrial siempre se considera excedente de materiales por los re-procesos, excedente de tiempo por los atrasos. En la calidad siempre hay un control de calidad que filtra posibles no conformidades para ser corregidas. Siempre hay piedras en el camino, obstáculos que vencer. En estos es donde el enfoque debe quedarnos claro y sin importar los tropiezos, los muros que debemos escalar. Debe haber un plan b o z o una improvisación fuera de plan que nos ayude a librar el obstáculo.

Todo es posible y está en nosotros, pero no solos contra el mundo, sí con toda la ayuda necesaria. No necesariamente con todos los recursos. Siempre se funciona con recursos limitados y es posible concretar a pesar de ello.

BESOS

 

Sanders, Linda, and Julia Donnelly. Get Productive in a Multi-task World: A Parent’s Guide to Project Management. AuthorHouse, 2011. 76. Print.

Posted on: 17 Julio, 2015, by : gracielavaldezvera
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