Análisis Financiero de un Proyecto

Esto no es un Análisis de Proyecto en todo el sentido de la palabra que marca el plan estratégico del mismo. Es solo un análisis financiero. El foco principal son los dineros para toma de decisiones: invertir o no, crecer o no, cerrar. Es aplicable a cualquier proyecto desde la organización de una fiesta infantil hasta el montaje de una planta automotriz. Lo comento porque la palabra Análisis Financiero friquea a muchas personas. Les parece una situación de inversión compleja no inteligible. Pero esto lo podemos jugar con nuestros pre-escolares en casa.

Análisis Financiero
Análisis Financiero

Principios básicos elementales de análisis financiero

Para cualquier proyecto debemos tener en mente:

Un Presupuesto

El monto del que disponemos para el proyecto. En casa la cantidad que podemos gastar, o el nivel de crédito de que podemos disponer. En una empresa el monto asignado para la lista de proyectos anuales en la que debemos estar por lo menos en listados para saber que habrá recursos para nuestra operación.

. Por esa razón muchos individuos detienen proyectos importantes de su vida en espera de tener recursos suficientes para arrancar.  Lo cierto es que en análisis de proyectos se operan con recursos limitados en todo momento.

. Un buen administrador tiene como consigna obtener los mejores resultados con los recursos existentes.

 del buen emprendedor.

Cuando organicé el primer congreso del Administrador Industrial en UPIICSA me dieron un presupuesto de 100 pesos. Eso y decirme que no había nada era lo mismo. Pero me dieron luz verde para llevar a cabo el congreso. En otras palabras: “te doy permiso de hacerlo, puedes usar las instalaciones, te apoyamos institucionalmente, pero no te damos cinco centavos para llevarlo a cabo”.

Contacté ponentes del Colegio de Graduados en Alta Dirección que cobran bastante por una conferencia. Me hicieron el honor de recibirme un par de empresarios especialistas en diversas áreas  y logré armar un rico programa de ponentes de primer nivel en las diferentes especialidades: calidad y productividad, finanzas, mercadotecnia, y recursos humanos.  La estrategia era obtener recursos que hicieran el evento auto-financiable. Además de las conferencias se armaron talleres con un costo mínimo para estudiantes. Toqué puerta por puerta en cada salón en todos los horarios para promover los talleres y vender los espacios. Algunos maestros apoyaban y ayudaban a promover el evento; otros groseramente nos corrían diciendo que no querían interrupciones. Tomó mucho trabajo, labor de convencimiento, logística pero al final fue posible y desde entonces cada año se celebra el Congreso de Administración Industrial. Porque se dieron cuenta que era una buena manera de obtener recursos y promover la Institución.

Jamás debe serlo. Vuelvo a citar a Kiyosaki. La falta de recursos solamente debe incitarnos a decir: ¿de qué manera puedo hacer esto posible?. Buscar patrocinios, créditos, padrinos, convencer a un inversionista de una brillante idea. Auto capitalizarnos con vendimias o servicios adjuntos al proyecto.

Siempre hay una manera de iniciar. Lo importante es la determinación para llevar a cabo el proyecto, cualquiera que éste sea. Se puede iniciar modestamente pero siempre con la mejor calidad posible dentro de las condiciones existentes. 

Costos Variables

Los gastos que incrementan proporcionalmente a la producción de bienes y/o servicios. A mayor producción mayor gasto. En una fiesta si hay más invitados, más bebida, más comida. Pero la música es una para todos. En una fábrica a más productos, más materia prima requerida, más mano de obra, más almacén y transporte tanto para la materia prima como para los productos terminados. Pero la fábrica y la maquinaria son una.

En cualquier proyecto debemos saber el volúmen de operación deseado o proyectado para determinar la estrategia de mercadotecnia, de producción, de distribución y los costos que ésto nos va a implicar.

Se tiene la idea de que más es mejor en cuanto a clientes. Pero depende de nuestra estrategia y mercado. Un proyecto puede enfocarse a grupos VIP. En tal caso el número de clientes no determina el éxito sino la calidad del servicio y el precio que nos garantice retorno de inversión y utilidad.

Los costos son clave. No solo la determinación del total de los costos variables, sino el monto prospectado de clientes, productos o servicios a ofertar para alcanzar la meta. Cada sector tiene sus propias reglas. En el sector editorial hay que calcular los pliegos en los que se imprime un libro y hay que ajustar los contenidos y los espacios en blanco para garantizar que se aproveche al máximo el material de impresión. Hay que considerar las tintas. Un tiraje de 500 nos puede dar un costo unitario mayor que un tiraje de un millar, pero requiere mayor inversión. Debemos evaluar que nos conviene más.

. Es mejor tener dinero que mercancía esperando ser vendida. Por ello los almacenes hacen sus ofertas para mover sus recursos.

Costos Fijos

Los gastos que hacemos independientemente de las ventas o la operación. Es un gasto único independientemente del número de personas que atendamos o la cantidad de productos que vendamos: la renta del local, la luz, el uso del mobiliario, telefonía, internet, sueldos del personal fijo. El sueldo o la cantidad que requerimos para enfrentar las deudas mensuales.

En cualquier proyecto debemos garantizar ingresar la cantidad de los costos fijos para que el proyecto sea sustentable. Cualquier pago mensual es una deuda que se va acumulando si no hay ingresos en principio.

Una manera de enfrentar los costos fijos es reducirlos al máximo, pero son costos fijos por alguna razón. Es decir; en la mayoría de los casos son costos inevitables. De cualquier manera existen formas de reducirlos. Por ejemplo para un grupo de conferencias o talleres se requiere un espacio para llevarlos a cabo y mobiliario. En lugar de invertir en montar una oficina y un salón de clases. Se puede rentar un espacio público, o solicitar a un amigo(a) que tenga una escuela o academia uno de sus salones y darle una parte proporcional. Se puede improvisar un espacio en casa, se puede eliminar el gasto haciendo las sesiones virtuales. Este es el tipo de decisiones que se pueden tomar una vez que tenemos claros los costos y el presupuesto.

Depreciaciones

Existen bienes que adquirimos para operar que se convierten en parte de nuestro capital. El equipo, el mobiliario. Pero éstos se deprecian con el tiempo, es decir; pierden su valor a través del uso. Nuevos tienen un precio, al cabo del tiempo y usados pierden ese valor.

Podemos y debemos usar esto a nuestro favor para reducir impuestos a pagar y para saber en qué momento vale la pena actualizar nuestro equipo. Ahorrar en este sentido no es funcional y no nos ayuda financiera, fiscal y prácticamente.

Impuestos

Es tarea primordial estar al día con los impuestos para evitar cualquier tipo de conflicto y para garantizar el crecimiento. Ningún negocio que no esté propiamente establecido y registre los impuestos de manera efectiva puede tener crecimiento sostenible.

Cuando no se tiene clara la situación fiscal se puede convertir en un verdadero problema  para el crecimiento del proyecto. Por si fuera poco la evasión fiscal es un crimen. Perder la valiosa libertad por evasión fiscal no debe ser nada grato. Como contribuyentes nuestra obligación es estar al corriente de lo que son nuestras obligaciones fiscales. Existe asesoría gratuita para tener en regla este punto. Montos, porcentajes, periodicidad. Ya el contador hará la mecánica. Pero como contribuyentes responsables debemos siempre solicitar al contador los comprobantes de pago. Desgraciadamente hay casos en los que contribuyentes inocentes, confiados de buena fe encargan su situación como persona física a un contador que dice tenerles todo al corriente y se embolsa el dinero de los pagos. Al final podemos ir igual a prisión. No podemos pecar de confiados.  Los impuestos no son cosa ligera hay que tenerlos al día y revisar con rigor a quienes les encomendamos la tarea.

Flujo de Efectivo

La cantidad de dinero que circula por nuestras manos o en nuestras cuentas de manera periódica ya sea por ventas, por servicios (es decir operación), por comisiones, por valores en consignación, por préstamos(es decir otros ingresos no relacionados con la operación principal). Alguna parte de este flujo se irá a cubrir los costos fijos, otro a los costos variables, otro idealmente representará la utilidad.

En pequeños negocios mucha gente se concentra cien por ciento en el flujo de efectivo y no registra costos, depreciaciones e impuestos. Peor aún, todo lo que entra lo gastan. Un negocio que en contabilidad queda tablas (es decir zero utilidad). En la realidad está teniendo déficit y es necesario evaluar su factibilidad.

Resumiendo

Debemos saber ¿con cuánto contamos para llevar a cabo el proyecto?. En función de esa cantidad inicial decidimos si empezamos a operar o generamos estrategia para capitalizarnos.

Debemos determinar los costos fijos, variables, y depreciación. La suma de estos nos da una cantidad que debe reducirse del flujo de efectivo y determina la cantidad sobre la que se calculan los impuestos.

Tener suficiente organización y comprobantes de todos los gastos organizados siempre facilita esta tarea. si se paga a una persona para que la lleve a cabo. Es indispensable revisar periódicamente que esté el día. No podemos quedarnos con la palabra de que los impuestos se han pagado, debe haber comprobantes del pago con fecha del mismo. Si el flujo de efectivo nos está garantizando cubrir los costos fijos, y variables podemos decir que el proyecto tiene salud financiera.

Recomiendo leer el artículo Estrategia para Garantizar Ganancias al Emprender donde se vuelven a ver un poco los costos pero se ve el detalle de la fijación de precio que nos garantiza utilidad.  Se explica en detalle el Punto de Equilibrio y les doy una hoja de trabajo para calcularlo.

Posted on: 11 Marzo, 2015, by : gracielavaldezvera
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